Unterweisungen digital bestätigen lassen
Arbeitsschutz-Unterweisungen und Belehrungen digital zuweisen und mit Unterschrift bestätigen lassen, rechtssicher dokumentiert in der Personalakte.
Überblick#
Mit Unterweisungen ersetzen Sie die Unterschriftenliste auf Papier. Der Ablauf:
- Sie legen einmal eine Vorlage an. Den Text der Unterweisung.
- Sie weisen die Vorlage einem oder allen Mitarbeitern zu.
- Jeder Mitarbeiter liest den Text am Handy, Tablet oder PC und unterschreibt mit dem Finger oder der Maus.
- Kadra legt einen Nachweis in der Personalakte ab, mit Zeitpunkt, Name, Unterschrift und genau dem bestätigten Wortlaut.
Unterweisungen finden Sie unter PersonalUnterweisungen. Dafür brauchen Sie das Recht Hauptakte bearbeiten.
Vorlage anlegen#
- Neue Vorlage öffnen.
- Titel eingeben, z. B. „Jährliche Arbeitsschutz-Unterweisung 2026“.
- Wiederholen alle wählen: 6, 12 oder 24 Monate, oder einmalig.
- Den Inhalt der Unterweisung eingeben: Gefahren, richtiges Verhalten, Ansprechpartner, Notfallnummern … (mindestens 20 Zeichen).
- Vorlage speichern.
Der Text ist der Nachweis
Der Mitarbeiter bestätigt genau diesen Text. Kadra speichert den Wortlaut beim Bestätigen mit. Wenn Sie die Vorlage später ändern, behalten bereits bestätigte Nachweise ihren damaligen Wortlaut, neue Bestätigungen gelten für den neuen Text.
Nicht mehr benötigte Vorlagen setzen Sie auf inaktiv, statt sie zu löschen.
Zuweisen#
- Unter Zuweisen die Vorlage wählen.
- Mitarbeiter ankreuzen, oder alle.
- Optional Bestätigen bis setzen.
- Optional Link per Mail an die private Adresse schicken ankreuzen.
- Zuweisen klicken.
Einzeln geht das auch in der Akte im Reiter Unterweisungen.
Wie der Mitarbeiter bestätigt#
Es gibt drei Wege, je nachdem, ob der Mitarbeiter einen eigenen Zugang hat:
| Weg | Wann sinnvoll |
|---|---|
| Mein Bereich | Mitarbeiter mit eigenem Zugang sehen offene Unterweisungen direkt im Mitarbeiter-Bereich. |
| Link per E-Mail | Mitarbeiter ohne Zugang erhalten einen persönlichen Link an ihre private E-Mail-Adresse (muss in der Akte hinterlegt sein). |
| QR-Code / am Gerät | Über Link & QR-Code anzeigen den QR-Code am Handy scannen lassen, oder mit Jetzt hier am Gerät unterschreiben lassen direkt am Tablet im Büro. |
Persönliche Links
Jeder Link gilt nur für eine Person und wird nur einmal angezeigt. Erzeugen Sie einen neuen Link, wird der alte ungültig.
Auf der Bestätigungsseite muss der Mitarbeiter:
- den Text lesen,
- ankreuzen: „Ich habe die Unterweisung gelesen und verstanden. Offene Fragen habe ich geklärt.“,
- Vor- und Nachnamen eintippen,
- im Feld unterschreiben,
- Verbindlich bestätigen klicken.
Offene Bestätigungen und Nachweise#
Unter Offene Bestätigungen sehen Sie, wer noch nicht bestätigt hat. Eine Zuweisung, die nicht mehr gilt, nehmen Sie mit Zuweisung entfernen zurück.
Bestätigte Unterweisungen öffnen Sie in der Akte über Nachweis. Der Nachweis zeigt Zuweisung, Bestätigungszeitpunkt, eingetippten Namen, Gerät, eine Prüfsumme des Textes, den bestätigten Wortlaut und die Unterschrift. Mit Drucken / als PDF speichern erhalten Sie ein Dokument für Ihre Unterlagen oder die Berufsgenossenschaft.
Bei wiederkehrenden Unterweisungen legt Kadra automatisch eine Frist für die nächste Unterweisung an.
Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026