Löschkonzept

Kadra schlägt Löschungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor. So prüfen und führen Sie sie durch.

Warum löschen?#

Personaldaten dürfen nach der DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie es nötig ist. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Lohnunterlagen. Kadra berechnet für jedes Dokument und jede Akte, ab wann gelöscht werden darf, und legt Ihnen fällige Löschungen zur Freigabe vor.

Kadra löscht nie automatisch

Gelöscht wird nur, was ein Administrator ausdrücklich bestätigt.

Löschvorschläge ansehen#

Sind Löschungen fällig, erscheint auf der Übersicht ein gelber Hinweis und am Menüpunkt Verwaltung eine Zahl. Unter VerwaltungLöschkonzept (nur Administration) sehen Sie alle Löschungen, die fällig sind oder in den nächsten 90 Tagen fällig werden, in drei Gruppen:

Gruppe	Was	Grundlage
Dokumente	einzelne Dateien	Aufbewahrungsfrist der Dokumentkategorie
Vorgänge	z. B. Abmahnungen	„Entfernen ab“-Datum am Vorgang
Ganze Akten	ausgetretene Mitarbeiter	allgemeine Aufbewahrungsfrist ab Ende des Austrittsjahres

Noch nicht fällige Einträge werden mit der Anzahl der verbleibenden Tage angezeigt.

Dokumente und Vorgänge löschen#

Die fälligen Einträge ankreuzen.
Ausgewählte Dateien löschen bzw. Ausgewählte Vorgänge löschen.
Die Rückfrage bestätigen.

Ganze Akte löschen#

Ist die Aufbewahrungsfrist einer ausgetretenen Person abgelaufen, kann die gesamte Akte gelöscht werden, mit allen Daten und Dokumenten.

Bei der Akte die Personalnummer zur Bestätigung eintippen.
Endgültig löschen klicken.

Unwiderruflich

Eine gelöschte Akte kann nicht wiederhergestellt werden, auch nicht durch KoruIT. Prüfen Sie vorher, ob noch Ansprüche, Verfahren oder Prüfungen (z. B. Betriebsprüfung der Rentenversicherung) laufen. In dem Fall warten Sie mit der Löschung.

Die Löschung selbst wird im Zugriffsprotokoll festgehalten.

Fristen anpassen#

Die Aufbewahrungsfristen stellen Sie unter Einstellungen › Dokumentkategorien ein. Die Standardwerte sind ein Vorschlag, lassen Sie sie von Ihrer Steuerberatung bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.

Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026