Benutzer, Rollen und Rechte
Wer darf was in Kadra? Rollen zuweisen, Rechte anpassen, Zugänge sperren und Passwörter zurücksetzen.
Grundprinzip#
In Kadra hat jeder Benutzer (Zugang) eine oder mehrere Rollen. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten. Eine Rolle kann zusätzlich auf eine Abteilung begrenzt sein. Dann gelten ihre Rechte nur für Mitarbeiter dieser Abteilung und ihrer Unterabteilungen.
Benutzer und Rollen verwaltet nur, wer das Recht Administration hat: VerwaltungBenutzer und VerwaltungRollen & Rechte.
Die Standardrollen#
| Rolle | Für wen | Kurz gesagt |
|---|---|---|
| Inhaber | Geschäftsführung, Administration | darf alles |
| Personal | Personalverantwortliche | Akten, Dokumente, sensible Teilakte, Zeiten, Abwesenheiten, Infobildschirm, Lohn & Bank nur lesen |
| Lohn | Lohnbüro, Steuerberatung | Lohn & Bank lesen und bearbeiten, Zeiten und Abwesenheiten lesen |
| Vorgesetzter | Teamleitung | Akten lesen, Abwesenheiten genehmigen, Zeiten erfassen, Infobildschirm |
Alle Rechte im Überblick#
| Recht | Erlaubt |
|---|---|
| Hauptakte lesen | Person, Beschäftigung, Dokumente der Hauptakte |
| Hauptakte bearbeiten | Mitarbeiter anlegen, Ein-/Austritt, Akte bearbeiten |
| Lohn & Bank lesen | Steuer, SV, Bank, Vergütung, Lohndokumente |
| Lohn & Bank bearbeiten | wie oben, ändern, 2FA Pflicht |
| Sensible Teilakte lesen | Abmahnungen, Krankheit, vertrauliche Gespräche |
| Sensible Teilakte bearbeiten | wie oben, ändern |
| Dokumente hochladen | in die Teilakten, die man lesen darf |
| Abwesenheiten lesen | Teamkalender, Urlaubskonten |
| Abwesenheiten genehmigen | Abwesenheiten erfassen und Anträge entscheiden |
| Arbeitszeiten lesen | Stundenzettel, Monatsübersicht |
| Arbeitszeiten erfassen | Zeiten erfassen, Monate abschließen |
| Infobildschirm pflegen | Neuigkeiten und Termine |
| Zugriffsprotokoll lesen | Protokoll aller Zugriffe |
| Administration | Benutzer, Rollen, Einstellungen, Löschungen, umfasst alle Rechte, 2FA Pflicht |
Rollen anpassen#
Unter VerwaltungRollen & Rechte:
- Neue Rolle anlegen: Namen eingeben (max. 80 Zeichen, eindeutig), dann Rechte ankreuzen.
- Rechte ändern: Häkchen setzen oder entfernen, Speichern.
- Rolle löschen: nur möglich, wenn sie keinem Benutzer mehr zugewiesen ist.
Achtung
Das Recht Administration kann der letzten Administratorrolle nicht entzogen werden, sonst gäbe es niemanden mehr, der Kadra verwalten kann.
Benutzer verwalten#
Unter VerwaltungBenutzer sehen Sie alle Zugänge mit Rollen, 2FA-Status und letzter Anmeldung.
Neue Zugänge legt KoruIT an
Die Anzahl der Zugänge ist Teil Ihres Pakets. Neue Verwaltungszugänge richtet deshalb KoruIT für Sie ein, schreiben Sie uns einfach. Zugänge für den Mitarbeiter-Bereich legen Sie selbst in der Personalakte an.
Was Sie selbst tun können:
| Aktion | Hinweis |
|---|---|
| Name / E-Mail ändern | Die E-Mail ist der Anmeldename und muss eindeutig sein. |
| Rolle hinzufügen | Optional mit Abteilungsgrenze, typisch für Vorgesetzte. |
| Rolle entfernen | |
| Deaktivieren / Aktivieren | Gesperrte Zugänge können sich nicht mehr anmelden. Beim Aktivieren zählt das Paket-Limit. |
| Passwort zurücksetzen | Erzeugt ein neues Startpasswort, das nur einmal angezeigt wird. |
| 2FA zurücksetzen | Wenn jemand sein Handy verloren hat. |
| Mit Personalakte verknüpfen | Dann sieht der Benutzer zusätzlich „Mein Bereich“ für sich selbst (Stempeln, Urlaub). |
| Löschen | Siehe unten. |
Zugang löschen#
Hat ein Zugang nie etwas in Kadra bearbeitet, wird er vollständig gelöscht. Hat er bereits Daten angelegt, Anträge genehmigt oder Exporte erstellt, wird er stattdessen anonymisiert und dauerhaft gesperrt, die Nachweise bleiben erhalten, die E-Mail-Adresse ist danach wieder frei.
Schutz vor Aussperren
Der eigene Zugang und der letzte aktive Administrator können weder deaktiviert noch gelöscht werden.
Typische Einrichtung#
Kleiner Betrieb (bis 5 Mitarbeiter): Inhaber mit Rolle Inhaber, Steuerberatung mit Rolle Lohn.
Betrieb mit Teams: Zusätzlich je Teamleitung die Rolle Vorgesetzter mit Abteilungsgrenze auf ihr Team, so sehen sie nur ihre eigenen Leute. Dafür müssen vorher Abteilungen angelegt und den Mitarbeitern zugeordnet sein.
Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026