Datenschutz in Kadra

Wie Kadra Personaldaten schützt, wer was sehen kann, wie Sie das Zugriffsprotokoll nutzen und eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO erstellen.

So schützt Kadra Ihre Daten#

Schutz	Was das bedeutet
Verschlüsselung	Dokumente sowie Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN werden verschlüsselt gespeichert.
Rollen und Rechte	Jeder sieht nur, was er für seine Aufgabe braucht. Lohndaten und die sensible Teilakte sind besonders geschützt.
Abteilungsgrenzen	Vorgesetzte sehen auf Wunsch nur ihr eigenes Team.
Zwei-Faktor-Anmeldung	Pflicht für Administration und Lohnbearbeitung.
Automatische Abmeldung	nach 30 Minuten ohne Aktivität
Zugriffsprotokoll	Jeder Zugriff auf eine Akte wird festgehalten.
Löschkonzept	Kadra schlägt Löschungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vor.
Kein Zugriff durch KoruIT	Der KoruIT-Verwaltungsbereich hat keinen Zugriff auf Ihre Personalakten.

Die sensible Teilakte#

Abmahnungen, Ermahnungen, vertrauliche Gespräche und Krankheitszeiten gehören in die sensible Teilakte. Sie ist nur mit dem Recht Sensible Teilakte lesen sichtbar; jeder Zugriff wird protokolliert.

Wer das Recht nicht hat, sieht:

in der Akte nur, dass es vertrauliche Vorgänge gibt, nicht deren Inhalt,
im Teamkalender und auf dem Infobildschirm nur „abwesend“ statt „krank“.

Grundregel: keine Gesundheitsdaten

Erfassen Sie in Kadra niemals Diagnosen oder Angaben zur Art einer Erkrankung, weder in Bemerkungen noch in Vorgängen noch in Dokumenten. Krankheit wird nur als Zeitraum geführt.

Zugriffsprotokoll#

Unter VerwaltungZugriffsprotokoll (Recht Zugriffsprotokoll lesen) sehen Sie alle protokollierten Aktionen: wer wann welche Akte gelesen, angelegt, geändert, gelöscht, heruntergeladen oder exportiert hat, dazu An- und Abmeldungen sowie fehlgeschlagene Anmeldeversuche.

Filtern können Sie nach Akte, Benutzer, Aktion und Zeitraum. Bei Änderungen zeigt das Protokoll auch den Wert vorher.

Das Protokoll einer einzelnen Akte finden Sie dort im Reiter Protokoll.

Hinweis

Das Protokoll kann nicht geändert oder gelöscht werden. Es dient als Nachweis, z. B. bei Fragen eines Mitarbeiters, wer seine Daten angesehen hat.

Auskunft nach Art. 15 DSGVO#

Jeder Mitarbeiter hat das Recht zu erfahren, welche Daten Sie über ihn speichern. Mit Kadra erstellen Sie diese Auskunft in einer Minute:

Akte öffnen.
Oben auf Auskunft / PDF klicken (nur Administration).
Die Auskunft prüfen und Drucken / als PDF speichern.

Die Auskunft enthält alle gespeicherten Daten der Akte, eine Liste der Dokumente sowie Angaben zu Zwecken, Rechtsgrundlage, Empfängern und Speicherdauer. Kopien einzelner Dokumente geben Sie auf Wunsch zusätzlich heraus.

Tipp

Auskunftsersuchen müssen in der Regel innerhalb eines Monats beantwortet werden. Halten Sie fest, wann die Anfrage eingegangen ist und wann Sie geantwortet haben, z. B. als Vorgang in der Akte.

Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026