Mitarbeiter anlegen

So legen Sie eine neue Personalakte an, mit allem, was Kadra für Fristen, Urlaub und Lohn braucht.

Voraussetzung#

Sie brauchen das Recht Hauptakte bearbeiten (Rollen Inhaber oder Personal). Vorgesetzte mit Abteilungsgrenze können Mitarbeiter nur ihren eigenen Abteilungen zuordnen.

Paket-Limit

Die Anzahl aktiver Mitarbeiter ist durch Ihr Paket begrenzt (z. B. Start: 5, Betrieb: 50). Ist das Limit erreicht, zeigt Kadra einen Hinweis und legt keine weitere Akte an. Ausgetretene Mitarbeiter zählen nicht mit. Für mehr Akten erweitert KoruIT Ihr Paket.

Schritt für Schritt#

PersonalMitarbeiter anlegen öffnen.
Die Abschnitte Eintritt, Person, Beschäftigung und Vergütung ausfüllen (Details unten). Pflichtfelder sind mit * markiert.
Unter Onboarding entscheiden, ob die Onboarding-Checkliste starten soll.
Auf Akte anlegen klicken.

Kadra öffnet danach direkt die neue Personalakte.

Die Felder im Einzelnen#

Eintritt#

Feld	Hinweis
Personalnummer *	Höchstens 10 Zeichen, muss im Betrieb eindeutig sein. Verwenden Sie dieselbe Nummer wie im Lohnprogramm, damit die Zuordnung eindeutig bleibt.
Eintritt *	Erster Arbeitstag. Grundlage für Probezeit, Betriebszugehörigkeit und Jubiläen.
Geburtsdatum *	Wird auf Plausibilität geprüft.
Geschlecht, Geburtsort, Geburtsname	Werden u. a. für die Meldungen zur Sozialversicherung gebraucht.

Person#

Vor- und Nachname (Pflicht), Titel, Anschrift, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Telefon und private E-Mail.

Land als zweistelliger Ländercode, z. B. DE, AT.
Staatsangehörigkeit als dreistelliger Ländercode, z. B. DEU, POL, TUR.
Die private E-Mail wird gebraucht, wenn Sie dem Mitarbeiter Unterweisungen per Link schicken wollen.

Beschäftigung#

Feld	Hinweis
Beschäftigungsart *	Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Midijob, kurzfristige Beschäftigung, Auszubildende/r, Werkstudent/in, Praktikant/in
Position / Tätigkeit, Abteilung, Vorgesetzte/r, Arbeitsort	Die Abteilung steuert, welche Vorgesetzten den Mitarbeiter sehen.
Std./Woche	0 bis 80. Ohne Wochenstunden kann Kadra kein Soll und keinen Saldo im Stundenzettel berechnen.
Tage/Woche	0,5 bis 7
Urlaub/Jahr	Urlaubsanspruch in Arbeitstagen
Probezeit bis	Ohne Angabe: 6 Monate ab Eintritt. Erzeugt automatisch eine Frist.
Befristet bis	Leer = unbefristet. Erzeugt automatisch eine Frist.

Urlaubsanspruch bei weniger als 5 Arbeitstagen

Kadra zählt Urlaubstage als Arbeitstage von Montag bis Freitag. Arbeitet jemand regelmäßig weniger Tage pro Woche, rechnen Sie den Urlaubsanspruch entsprechend um.

Vergütung#

Vergütungsart (Stundenlohn, Monatsgehalt oder Ausbildungsvergütung) und Betrag in Euro. Weitere Bestandteile wie Zulagen, VWL oder Sachbezüge ergänzen Sie später in der Akte unter Lohn & Bank.

Onboarding#

Mit Checkliste starten legt Kadra die Onboarding-Checkliste für den neuen Mitarbeiter an, z. B. Arbeitsvertrag ablegen, Sozialversicherung anmelden, Arbeitsmittel ausgeben. Die Fälligkeiten richten sich nach dem Eintrittsdatum. Mehr dazu unter Checklisten.

Nach dem Anlegen#

Die Akte ist angelegt, aber meist noch nicht vollständig. Auf dem Reiter Übersicht der Akte zeigt Kadra, was fehlt:

Fehlende Lohndaten: Steuer-ID, SV-Nummer, Bankverbindung usw. → im Reiter Lohn & Bank ergänzen
Fehlende Pflichtunterlagen: z. B. Arbeitsvertrag, Personalfragebogen → im Reiter Dokumente hochladen

Solange etwas fehlt, steht der Mitarbeiter in der Liste mit dem Hinweis unvollständig und auf der Übersicht unter Unvollständige Akten.

Mitarbeiter-Zugang gleich mit anlegen

Soll der Mitarbeiter am Handy stempeln oder Urlaub beantragen? Dann legen Sie auf dem Reiter Übersicht der Akte direkt einen Mitarbeiter-Zugang an.

Die Mitarbeiterliste#

Unter PersonalMitarbeiter sehen Sie alle Akten mit Personalnummer, Name, Position, Abteilung, Beschäftigung, Eintritt und Status. Über das Suchfeld finden Sie Mitarbeiter nach Name oder Personalnummer.

Die Status bedeuten:

Status	Bedeutung
aktiv	beschäftigt
ruhend	z. B. Elternzeit, langfristige Abwesenheit
ausgetreten	Austrittsdatum ist erreicht
Bewerber/in	noch nicht eingestellt

Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026