Die Personalakte

Aufbau#

Eine Personalakte öffnen Sie über Personal›Mitarbeiter und einen Klick auf den Namen. Oben stehen Name, Personalnummer und Status, darunter die Reiter:

Bearbeiten können Sie nur mit dem passenden bearbeiten-Recht. Welche Rollen welche Rechte haben, steht unter Benutzer & Rollen.

Übersicht#

Der Reiter Auf einen Blick zeigt Geburtsdatum mit Alter, Eintritt und Betriebszugehörigkeit, Beschäftigung, Vorgesetzte, Probezeit, Befristung, Urlaub und (nach einem Austritt) das Datum, ab dem die Akte gelöscht werden darf.

Fehlt etwas, sehen Sie gelbe Hinweise mit direktem Link:

• Fehlende Lohndaten → ergänzen
• Fehlende Pflichtunterlagen → hochladen

Über Stammdaten ändern Sie Personalnummer, Status, Eintritt, Geburtsdaten und Geschlecht.

Mitarbeiter-Zugang#

Mit einem eigenen Zugang kann der Mitarbeiter am Handy stempeln, Urlaub beantragen, sich krank melden und Unterweisungen bestätigen (siehe Mein Bereich).

1. Im Kasten Mitarbeiter-Zugang die E-Mail-Adresse für die Anmeldung eintragen.
2. Zugang anlegen klicken.
3. Kadra zeigt ein Startpasswort, nur dieses eine Mal. Geben Sie es dem Mitarbeiter persönlich weiter.

Der Mitarbeiter meldet sich unter kadra.koruit.net an und vergibt zuerst ein eigenes Passwort. Hat er es vergessen, erzeugen Sie hier mit Passwort zurücksetzen ein neues Startpasswort.

Person#

Name, Geburtsname, Anschrift, Geburt, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Telefon und private E-Mail. Mit Ändern bearbeiten Sie die Daten.

Notfallkontakte: Name und Telefon sind Pflicht, Beziehung (z. B. „Ehefrau“) ist optional. Mehrere Kontakte sind möglich.

Beschäftigung#

Hier stehen Beschäftigungsart, Position, Abteilung, Vorgesetzte, Arbeitsort, Arbeitszeit, Urlaubsanspruch, Probezeit und Befristung.

Änderungen richtig erfassen#

Beschäftigung und Vergütung werden in Kadra mit Verlauf gespeichert. Das heißt: Eine Änderung überschreibt nicht den alten Stand, sondern legt einen neuen Stand mit einem Datum an, ab dem er gilt. So bleibt nachvollziehbar, wer wann wie viele Stunden gearbeitet oder was verdient hat.

1. Auf Änderung erfassen klicken.
2. Die geänderten Werte eintragen.
3. Gültig ab angeben, das Datum, ab dem die Änderung gilt (z. B. Beginn der Stundenerhöhung).
4. Optional einen Änderungsgrund angeben (z. B. „Vertragsänderung vom 15.03.“).
5. Speichern.

Liegt das Datum in der Zukunft, wird der Stand als geplant angezeigt und gilt automatisch ab dem Stichtag. Unter Verlauf sehen Sie alle bisherigen Stände.

Lohn und Bank#

Diesen Reiter sehen nur Benutzer mit dem Recht Lohn & Bank lesen (Rollen Inhaber, Personal, Lohn). Bearbeiten darf nur, wer Lohn & Bank bearbeiten hat (Rollen Inhaber, Lohn), dafür ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht.

Steuer#

Steuer-ID, Steuerklasse, Faktor (bei Klasse IV), Kinderfreibeträge, Konfession und (bei Minijobs) die Pauschalversteuerung.

Sozialversicherung#

SV-Nummer, Krankenkasse mit Betriebsnummer, Beitragsgruppe, Personengruppe, Tätigkeitsschlüssel, „privat versichert“ und (bei Minijobs) die Befreiung von der RV-Pflicht.

Bankverbindung#

IBAN, BIC und Kontoinhaber/in.

Was Kadra prüft#

Vertrauliche Werte#

Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN werden verschlüsselt gespeichert und nur teilweise angezeigt (maskiert). Mit anzeigen blenden Sie den vollständigen Wert ein. Jeder solche Abruf wird im Protokoll festgehalten. Beim Bearbeiten gilt: Feld leer lassen = unverändert.

Vergütung#

Die Grundvergütung (Stundenlohn, Monatsgehalt oder Ausbildungsvergütung) wird wie die Beschäftigung mit Gültig ab gespeichert. Bei Stundenlohn rechnet Kadra den ungefähren Monatsverdienst hoch (Ø 4,33 Wochen) und zeigt bei Minijobs die aktuelle Verdienstgrenze an.

Unter Zulagen & weitere Bestandteile erfassen Sie z. B. VWL, betriebliche Altersvorsorge oder Sachbezüge, jeweils mit Bezeichnung, Lohnart, Betrag, Intervall (monatlich, jährlich, einmalig) und Gültigkeit. Fällt ein Bestandteil weg, klicken Sie auf beenden, statt ihn zu löschen.

Dokumente#

Alle Unterlagen des Mitarbeiters, gegliedert nach Teilakten. Ausführlich unter Dokumente.

Abwesenheiten#

Das Urlaubskonto und alle Abwesenheiten des Mitarbeiters. Siehe Abwesenheiten und Urlaubskonto.

Vorgänge#

Vorgänge dokumentieren Ereignisse im Arbeitsverhältnis: Gespräch, Zielvereinbarung, Abmahnung, Ermahnung, Belobigung, Vertragsänderung oder Sonstiges.

1. Vorgang erfassen öffnen.
2. Typ, Datum und Titel angeben (Pflicht), dazu Inhalt bzw. Ergebnis.
3. Bei Bedarf vertraulich (sensible Teilakte) ankreuzen.
4. Optional Entfernen ab setzen.

Halten Sie Vorgänge sachlich fest. Keine Gesundheitsdaten oder Diagnosen eintragen.

Qualifikationen#

Führerschein, Staplerschein, Ersthelfer, Zertifikate usw.: Bezeichnung, Erworben am, Gültig bis und optional ein Nachweis-Dokument aus der Akte.

Mit Gültig bis legt Kadra automatisch eine Frist zur Erneuerung an.

Unterweisungen, Fristen, Checklisten#

• Unterweisungen: welche zugewiesen sind, welche bestätigt wurden, Nachweis ansehen. Siehe Unterweisungen.
• Fristen: offene und erledigte Fristen dieses Mitarbeiters, eigene Fristen anlegen. Siehe Fristen.
• Checklisten: gestartete On-/Offboarding-Checklisten abhaken und Arbeitsmittel ausgeben oder zurücknehmen. Siehe Checklisten und Arbeitsmittel.

Protokoll#

Zeigt, wer wann diese Akte gelesen, geändert oder Dokumente heruntergeladen hat. Sichtbar nur mit dem Recht Zugriffsprotokoll lesen. Das vollständige Protokoll über alle Akten finden Sie unter Datenschutz.

Auskunft nach Art. 15 DSGVO#

Verlangt ein Mitarbeiter Auskunft über seine gespeicherten Daten, erstellen Sie sie direkt aus der Akte über den Knopf Auskunft nach Art. 15 DSGVO. Details unter Datenschutz.