Einstellungen
Betriebsdaten, Dokumentkategorien mit Aufbewahrungsfristen, Abwesenheitsarten und Fristarten an Ihren Betrieb anpassen.
Die Einstellungen finden Sie unter VerwaltungEinstellungen (nur Administration). Sie sind in vier Bereiche gegliedert.
Betrieb#
| Feld | Wofür |
|---|---|
| Name des Betriebs | erscheint in Kadra, auf Ausdrucken und dem Infobildschirm |
| Bundesland | bestimmt die gesetzlichen Feiertage, und damit Urlaubstage, Soll und Teamkalender |
| Regionale Feiertage | zusätzliche Feiertage, die nur in Teilen des Bundeslandes gelten |
| Anschrift | für Ausdrucke und Auskünfte |
| Betriebsnummer | Betriebsnummer der Arbeitsagentur |
Regionale Feiertage#
Manche Feiertage gelten nur in bestimmten Gemeinden. Kadra bietet sie zur Auswahl an, wenn Ihr Bundesland betroffen ist:
- Mariä Himmelfahrt (15. August), Bayern, in Gemeinden mit überwiegend katholischer Bevölkerung
- Augsburger Friedensfest (8. August), nur Stadtgebiet Augsburg
- Fronleichnam: Sachsen (sorbisches Siedlungsgebiet) und Thüringen (v. a. Eichsfeld)
Achtung
Ändern Sie das Bundesland oder die regionalen Feiertage, ändert sich die Berechnung von Arbeitstagen ab sofort. Bereits erfasste Abwesenheiten behalten ihre damals berechneten Tage.
Dokumentkategorien#
Jedes Dokument gehört zu einer Kategorie. Die Kategorie legt fest:
| Einstellung | Bedeutung |
|---|---|
| Teilakte | Hauptakte, Lohn & Bank, sensible Teilakte oder Bewerbung, bestimmt, wer das Dokument sieht |
| Aufbewahrung | Jahre und/oder Monate, die das Dokument aufbewahrt wird |
| Frist ab | ab wann die Aufbewahrung zählt: ab Upload/Dokumentdatum, ab Ende des Kalenderjahres, ab Austritt oder ab Absage (Bewerbungen) |
| hat Ablaufdatum | beim Hochladen wird nach „Gültig bis“ gefragt, Kadra legt eine Frist an |
| Onboarding-Pflicht | muss in jeder Akte vorhanden sein, sonst gilt sie als unvollständig |
| für Mitarbeiter sichtbar | neue Dokumente erscheinen automatisch unter „Meine Dokumente“ |
Kadra bringt Systemkategorien mit Standardwerten mit, z. B.:
| Kategorie | Teilakte | Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Arbeitsvertrag, Personalfragebogen, Zeugnis | Hauptakte | Standard ab Austritt |
| Lohn-/Gehaltsabrechnung | Lohn & Bank | 6 Jahre ab Jahresende |
| SV-Meldung / Lohnsteuerbescheinigung | Lohn & Bank | 6 Jahre ab Jahresende |
| Abmahnung | sensibel | 3 Jahre ab Upload |
| Bewerbungsunterlagen | Bewerbung | 6 Monate ab Absage/Upload |
„Standard“ bedeutet die allgemeine Aufbewahrungsfrist ab Ende des Austrittsjahres, die auf der Seite angezeigt wird.
Die Standardwerte sind ein Vorschlag
Aufbewahrungspflichten hängen von Branche, Tarifvertrag und Einzelfall ab. Lassen Sie die Fristen von Ihrer Steuerberatung oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Mit Eigene Kategorie anlegen ergänzen Sie weitere Kategorien. Eine Kategorie, die bereits Dokumente enthält, kann nicht gelöscht werden.
Hinweis
Ändern Sie die Aufbewahrung einer Kategorie, werden bestehende Löschdaten erst beim nächsten Austritt bzw. Upload neu berechnet.
Abwesenheitsarten#
Je Art legen Sie fest:
- Code (bis 10 Zeichen, A–Z/0–9) und Bezeichnung
- bezahlt: ob die Zeit vergütet wird
- mindert Urlaub: ob die Tage vom Urlaubskonto abgehen
- Genehmigung: genehmigungspflichtige, nicht sensible Arten können Mitarbeiter in „Mein Bereich“ beantragen
- sensibel: nur mit Recht auf die sensible Teilakte im Detail sichtbar, alle anderen sehen „abwesend“
Die Standardarten sind unter Abwesenheiten aufgelistet.
Fristarten#
Je Fristart legen Sie fest:
- Vorlauf (Tage): wie viele Tage vor Fälligkeit die Erinnerungsmail verschickt wird
- Wiederholung (Monate): bei wiederkehrenden Fristen, z. B. 6 für die Führerscheinkontrolle
Ändern Sie eine Systemfristart, speichert Kadra Ihre Änderung als eigene Fristart Ihres Betriebs. Für eigene Fristarten vergeben Sie einen Code (A–Z, 0–9, _) und eine Bezeichnung.
Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026