Dokumente hochladen und verwalten

Teilakten: wer sieht welches Dokument?#

Jedes Dokument gehört über seine Kategorie zu einer Teilakte. Die Teilakte bestimmt, wer es sehen darf:

Die sensible Teilakte ist mit einem roten Schloss gekennzeichnet. Jeder Zugriff darauf wird protokolliert.

Dokument hochladen#

Voraussetzung: das Recht Dokumente hochladen und das Leserecht für die Teilakte, in die das Dokument gehört.

1. Akte öffnen, Reiter Dokumente.
2. Unter Dokument hinzufügen die Datei in das Feld ziehen oder klicken und auswählen.
3. Kategorie wählen (Pflicht). Die Auswahl zeigt die Teilakte vor dem Namen, z. B. Lohn & Bank › Lohn-/Gehaltsabrechnung.
4. Optional: Titel, Dokumentdatum und Gültig bis (Ablaufdatum).
5. Optional: Für Mitarbeiter sichtbar ankreuzen (siehe unten).
6. Hochladen.

Erlaubt sind PDF, Bilder (JPG, PNG, HEIC, WebP), Word, Excel und Textdateien bis 20 MB. Alle Dateien werden verschlüsselt gespeichert.

Neue Version hochladen#

Wird ein Dokument ersetzt (etwa ein neuer Aufenthaltstitel), laden Sie es als neue Version des bestehenden Dokuments hoch, statt ein zweites Dokument anzulegen. Klappen Sie dazu das Dokument auf und nutzen Sie Neue Datei.

Ältere Stände bleiben unter Frühere Versionen abrufbar.

Für Mitarbeiter freigeben#

Dokumente, die der Mitarbeiter selbst sehen soll (Lohnabrechnungen, Arbeitsvertrag, Bescheinigungen), können Sie für Meine Dokumente im Mitarbeiter-Bereich freigeben:

• beim Hochladen das Häkchen Für Mitarbeiter sichtbar setzen, oder
• später beim Dokument auf Für Mitarbeiter freigeben klicken.

Der Mitarbeiter erhält dann einen E-Mail-Hinweis, dass ein neues Dokument bereitliegt. Mit Freigabe zurücknehmen heben Sie die Freigabe wieder auf.

In den Dokumentkategorien können Sie festlegen, dass neue Dokumente einer Kategorie automatisch für den Mitarbeiter sichtbar sind, praktisch für Lohnabrechnungen.

Datei entfernen#

Ist ein Dokument in der falschen Akte gelandet, können Sie die Datei endgültig entfernen. Der Eintrag bleibt dabei als Nachweis erhalten („Datei gelöscht“), nur der Inhalt ist weg.

Reguläre Löschungen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgen über das Löschkonzept.

Pflichtunterlagen#

Kategorien mit Onboarding-Pflicht (standardmäßig Arbeitsvertrag, Personalfragebogen und Mitgliedsbescheinigung Krankenkasse) müssen in jeder Akte vorhanden sein. Fehlt eine, zeigt Kadra die Akte als unvollständig an.

Aufbewahrung#

Jede Kategorie hat eine Aufbewahrungsfrist. Daraus berechnet Kadra beim Hochladen bzw. beim Austritt, ab wann ein Dokument gelöscht werden darf („löschen ab“). Die Standardwerte sind ein Vorschlag, prüfen Sie sie mit Ihrer Steuerberatung bzw. Ihrem Datenschutzbeauftragten. Anpassen unter Einstellungen › Dokumentkategorien.