Wochenplan
Gruppen und Mitarbeiter per Ziehen einplanen, Bedarf je Gruppe festlegen, offene Schichten verwalten und die Vorwoche kopieren.
Aufbau#
Unter Wochenplan sehen Sie eine Woche von Montag bis Sonntag als durchgehende Tabelle. Jeder Tag eine Spalte. Mit ‹ und › blättern Sie, Heute springt zur aktuellen Woche. Neben dem Datum stehen die geplanten Stunden, die Lohnkosten der Woche und die Zahl offener Schichten.
Jeder Tag zeigt seine Schichten nach Uhrzeit sortiert, mit Gruppe, Person und Bezeichnung. Oben am Tag steht, wie viele Plätze besetzt / benötigt sind, gelb, solange noch etwas offen ist. Der heutige Tag ist farbig hervorgehoben.
Auf dem Handy wählen Sie den Tag über die Leiste oben. Ein Punkt unter dem Tag zeigt: grün = alles besetzt, gelb = offene Schichten.
Seitenleiste#
Links stehen alle Gruppen und Ihr Team, sortiert nach Beschäftigungsart. Von hier aus planen Sie per Ziehen ein, siehe Per Ziehen einplanen.
| Abschnitt | Was angezeigt wird |
|---|---|
| Gruppen | jede Gruppe in ihrer Farbe. Mit + Gruppe legen Sie eine neue an, mit ✎ ändern oder löschen Sie eine. |
| Minijobber | Minijob-Ampel des Monats mit Verdienst, z. B. „145,00 € / 603,00 €“, und wie viele Stunden noch frei sind. Siehe Minijob-Grenze. |
| Kurzfristig | Arbeitstage im Jahr, z. B. „12 / 70 Tage“, und Verdienst im Monat |
| Mitarbeiter | alle übrigen (Vollzeit, Teilzeit, Midijob, Werkstudent, Azubi …) mit Art sowie Stunden und Verdienst in dieser Woche |
| Mindestlohn | erscheint nur, wenn ein Stundenlohn zu niedrig ist oder ab dem nächsten 1. Januar zu niedrig wäre |
Farbige Punkte hinter einem Namen zeigen die Gruppen der Person. Auf dem Handy wird die Seitenleiste nicht angezeigt. Dort planen Sie über + am Tag oder den runden +-Knopf.
Per Ziehen einplanen#
Ziehen Sie einen Eintrag aus der Seitenleiste in den Plan. Der Bereich, auf dem Sie ablegen, wird farbig markiert.
| Sie ziehen … | auf … | Ergebnis |
|---|---|---|
| eine Person | einen Tag | Fenster Schicht für …, die Person ist schon eingetragen. Gehört sie zu genau einer Gruppe, ist diese vorausgewählt. |
| eine Person | eine offene Schicht | Fenster … einteilen, die Person wird auf diese Schicht gesetzt. |
| eine Gruppe | einen Tag | Fenster Neue Schicht · Gruppe, geben Sie an, wie viele Leute gebraucht werden. |
Im Fenster tragen Sie Datum und Uhrzeit ein (vorgeschlagen wird Ihre häufigste Schichtzeit) und speichern. Alle Prüfungen laufen wie gewohnt.
Ohne Maus: anklicken statt ziehen
Klicken Sie einen Eintrag der Seitenleiste an. Er wird markiert und oben erscheint „… ausgewählt“. Klicken Sie dann auf den gewünschten Tag oder bei einer Person auf eine offene Schicht. Abbrechen oder die Taste Esc hebt die Auswahl auf. So funktioniert es auch auf dem Tablet.
Markierungen an Schichten#
| Zeichen | Bedeutung |
|---|---|
| offen | Niemand ist eingeteilt. Aushilfen können die Schicht übernehmen. |
| ⚠️ | Warnung, z. B. Pause zu kurz oder Minijob-Grenze fast erreicht |
| ⛔ | Fehler, z. B. Überschneidung oder Minijob-Grenze überschritten |
| ⇄ | Für diese Schicht läuft gerade ein Tausch |
Fahren Sie mit der Maus über eine Schicht, um den Grund zu sehen. Alle Regeln stehen unter Regeln & Warnungen.
Schicht anlegen#
- Am Tag auf + klicken oder oben auf + Schicht.
- Datum, Beginn, Ende und Pause (Min.) eintragen.
- Optional eine Bezeichnung (z. B. „Frühstück“, „Event“, „Kasse 2“).
- Unter Besetzung eine Person wählen, oder offen lassen.
- Optional eine Notiz. Die sieht die Aushilfe in ihrer Handy-Ansicht.
- Speichern.
Endet eine Schicht vor dem Beginn (z. B. 18:00 bis 02:00), gilt sie als über Mitternacht. Stunden, Ruhezeit und Verdienst werden trotzdem richtig berechnet.
Vorlagen#
Oben im Fenster stehen Ihre häufigsten Schichtzeiten als Knöpfe. Ein Klick übernimmt Beginn, Ende, Pause und Bezeichnung.
Die Personenliste#
Die Auswahl unter Besetzung zeigt zu jeder Person gleich das Wichtigste:
- Personen aus der passenden Gruppe stehen oben.
- Bei Minijobbern steht der Verdienst im Monat und die Grenze, z. B. „412,00 € / 603,00 €“.
- Bei kurzfristig Beschäftigten stehen die Arbeitstage im Jahr.
- ⛔ oder ⚠️ vor dem Namen warnt Sie, bevor Sie speichern.
Unter dem Formular sehen Sie die Arbeitszeit und den Verdienst dieser Schicht.
Trotzdem speichern
Gibt es für die gewählte Person einen Fehler (⛔), fragt der Schichtplaner nach. Mit Trotzdem speichern übernehmen Sie die Schicht bewusst, zum Beispiel, wenn Sie den Stundenlohn noch anpassen.
Bedarf je Gruppe#
Haben Sie Gruppen angelegt, fragt das Fenster beim Anlegen nach dem Bedarf: Wie viele Leute werden je Gruppe gebraucht? Zum Beispiel 1× Küche und 2× Service.
- Kein Platz (alle Gruppen auf 0). Es entsteht eine Schicht ohne Gruppe, die Sie direkt besetzen können.
- Ein Platz: Sie können ihn direkt besetzen.
- Mehrere Plätze: es entsteht je Platz eine offene Schicht. Besetzen Sie sie danach per Klick im Plan, oder Ihre Aushilfen übernehmen sie per Handy.
Höchstens 50 Plätze auf einmal sind möglich.
Schicht ändern oder löschen#
Ein Klick auf die Schicht öffnet sie zum Bearbeiten. Hier ändern Sie auch die Gruppe. Mit Löschen entfernen Sie sie.
Laufende Tausche
Ändern Sie Zeit, Gruppe oder Besetzung einer Schicht, für die gerade ein Tausch läuft, wird die Tauschanfrage beendet. Das Fenster weist mit ⇄ Tausch läuft darauf hin.
Offene Schichten#
Eine Schicht ohne Besetzung ist offen. Ihre Aushilfen sehen sie in der Handy-Ansicht unter Freie Schichten und können sie mit Ich übernehme anfragen, sofern keine Regel verletzt wird. Freie Schichten sieht das ganze Team; wer nicht zur Gruppe der Schicht gehört, bekommt eine Warnung, die Sie auch in der Tauschbörse sehen. Die Anfrage landet in Ihrer Tauschbörse.
Vorwoche kopieren#
Vorwoche kopieren übernimmt alle Schichten der Vorwoche in die angezeigte Woche:
- Schichten, die es dort schon genauso gibt, werden übersprungen.
- War eine Person inzwischen deaktiviert, wird ihre Schicht als offen kopiert.
Prüfen Sie danach die Warnungen, zum Beispiel, wenn jemand diesen Monat schon nah an der Minijob-Grenze ist.
Zuletzt aktualisiert am 28. Oktober 2026