Personalakten
Beförderungen, Verwarnungen, Lehrgänge, Befähigungen und interne Ermittlungen je Mitarbeiter. So führen Sie die Personalakte und wer welchen Teil sieht.
Personalakten finden Sie unter VerwaltungPersonalakten oder in der Mitarbeiterliste über Personalakte. Suchen Sie nach Name, Dienstnummer oder Dienstgrad.
Drei Bereiche mit eigenen Rechten#
Jede Personalakte hat drei Bereiche. Sie sehen nur die, für die Sie das Recht haben.
| Bereich | Einträge | Rechte |
|---|---|---|
| Personalwesen | Beförderung, Degradierung, Verwarnung, Abmahnung, Lob / Auszeichnung, Vermerk | „Personalakten einsehen“ / „führen“ |
| Aus- & Fortbildung | Grundausbildung, Lehrgang / Fortbildung, Prüfung, Einweisung, Befähigung / Zertifikat | „Aus- & Fortbildung einsehen“ / „eintragen“ |
| Interne | Beschwerde, Interne Ermittlung, Disziplinarmaßnahme, Suspendierung, Interner Vermerk | „Interne“ |
Interne sind vertraulich
Einträge im Bereich Interne sieht nur, wer das Recht „Interne“ hat, auch nicht die betroffene Person selbst. Ohne das Recht sieht man nicht einmal, dass es Einträge gibt.
Eintrag schreiben#
- Öffnen Sie die Personalakte und wählen Sie oben den Reiter des Bereichs, z. B. Aus- & Fortbildung.
- Wählen Sie unter Neuer Eintrag die Art.
- Tragen Sie das Datum bzw. Datum des Vorfalls und den Text ein.
- Bei Aus- & Fortbildung: optional Gültig bis für Befähigungen, die ablaufen (leer = unbefristet).
- Klicken Sie auf Eintrag speichern.
Jeder Eintrag zeigt, von wem er eingetragen wurde.
Stand und Ergebnis#
- Aus- & Fortbildung: Geplant / läuft, Teilgenommen, Bestanden oder Nicht bestanden
- Interne: Offen, Bestätigt oder Eingestellt
Den Stand ändern Sie später direkt am Eintrag, z. B. wenn ein Lehrgang bestanden ist.
Ablaufende Befähigungen
Befähigungen mit Gültig bis werden markiert, wenn sie abgelaufen sind oder in den nächsten 14 Tagen ablaufen. So sehen Sie rechtzeitig, wer eine Auffrischung braucht.
Was die Personalakte nicht tut#
Ein Eintrag ist nur ein Vermerk. Er ändert nichts am Dienstverhältnis:
- Eine Beförderung in der Personalakte ändert den Dienstgrad nicht. Ändern Sie den Dienstgrad unter Dienstverhältnis bearbeiten. Dabei entsteht der Eintrag in der Personalakte automatisch.
- Eine Suspendierung oder Disziplinarmaßnahme sperrt keinen Zugang. Abteilungen, Dienstgrad oder das Dienstverhältnis selbst ändern Sie ebenfalls im Dienstverhältnis, siehe Zugänge verwalten.
Zuletzt aktualisiert am 2. November 2026